30 juin 2016, par Jean-Sébastien Barboteu, Raphaëlle Vafiades

Initialiser les services de ENT iTop

Les grandes étapes de la rentrée scolaire

ENT Département des Yvelines Département du Val d’Oise Département des Hauts-de-Seine


Quelques rappels utiles pour préparer la rentrée scolaire avec l’ENT iTop

L’annuaire de l’ENT est géré automatiquement à partir des données SIECLE et STSWEB. Les comptes des élèves, enseignants, parents, personnels de l’éducation nationale rattachés à l’établissement sont également générés automatiquement à partir de l’annuaire fédérateur académique.

L’annuaire académique fédérateur fournit par l’académie ne contient pas : les comptes des médecins scolaires, des inspecteurs. Ces comptes ne sont pas crées automatiquement dans l’ENT.

L’annuaire de l’ENT ne contient pas les personnels des collectivités. Exception faite des médiateurs du conseil départemental des Hauts-de-Seine.

Les grandes étapes de rentrée

Etape 0 : Supprimer les doublons parents dans SIECLE
L’établissement doit supprimer tous les doublons parents dans le système d’information le plus tôt possible dans l’année.

Plusieurs axes de travail :

  1. Faire les rapprochements de fratrie avec les arrivées de 6e lors de la bascule d’année,
  2. Supprimer les comptes orphelins.

Ces opérations peuvent être réalisées avec les outils de recherche intégrés à l’application SIECLE.

Etape 0 bis : Initialiser le logiciel d’emploi du temps

Initialiser le logiciel d’emploi du temps
CC BY SA NC - Dane académie de Versailles

L’initialisation du logiciel d’emploi du temps doit se faire à partir des données issues des applications nationales et avant de commencer la conception des emplois du temps.

  • Le logiciel d’emploi du temps doit utiliser les nomenclatures académiques (matières, MEF, etc.)
  • Le logiciel d’emploi du temps doit utiliser le même nommage des divisions que dans STSWEB

Afin de pouvoir peupler les groupes créés dans l’emploi du temps, il faut importer les élèves depuis SIECLE vers le logiciel d’emploi du temps. Cet import peut être fait après la création des emplois du temps.

Etape 1 : Initialiser le service de vie scolaire intégré à l’ENT : Educ-Horus

Initialiser la vie scolaire intégrée à l’ENT : Educ-Horus
CC BY SA NC - Dane académie de Versailles

Cette première initialisation nécessite l’import simultané de deux sources de données :

  1. l’organisation pédagogique contenu dans le fichier généré par le logiciel d’emploi du temps,
  2. les informations familles contenues dans 4 fichiers extraits de l’application SIECLE .
Écran d’importation Educ-Horus
La première importation nécessite deux sources de données : logiciel d’emploi du temps et fichiers SIECLE.
Lors de cette première étape on écrase la répartitions des élèves dans les groupes (on efface l’année scolaire précédente)

Important : il faut faire une opération de simplification manuelle des groupes dans EDT (index-education) avant d’importer le fichier dans Educ-Horus.

Important : lors de la première importation, vous devez sélectionner la suppression des groupes existants dans Educ-Horus.

Etape 2 : Mettre à jour le système d’information de l’établissement (STSWEB, SIECLE)

Mise à jour du système d’information du collège
CC BY SA NC - Dane académie de Versailles

Passé la période de rentrée, il est nécessaire de faire une mise à jour des données dans le système d’information.

  1. Importer les associations enseignants-groupes dans STSWEB
  2. Importer les associations élèves-groupes dans SIECLE

Le peuplement des groupes dans SIECLE n’est visible que le lendemain de l’import du fichier.

Synthèse

Les données SIECLE et STSWEB sont propagées de façon automatique à J+1 (minimum) par l’AAF dans l’annuaire de l’ENT.

Tableau récapitulatif de la provenance des données
Données ENT Vie scolaire (Educ-Horus)
Divisions STSWEB (AAF) Emploi du temps
Groupes Emploi du temps Emploi du temps
Matières STSWEB (AAF) Code : Emploi du temps, Libellé : STSWEB
Salles N/A Emploi du temps
Enseignants STSWEB (AAF) STSWEB & emploi du temps
Elèves SIECLE (AAF) SIECLE (AAF)
Parents SIECLE (AAF) SIECLE (AAF)

AAF : annuaire académique fédérateur.

Il est nécessaire d’avoir un emploi du temps à jour dans l’ENT pour permettre le bon fonctionnement de tous les services de vie scolaire y compris les cahiers de textes de classes

Listes des services initialisés en fonction des étapes du processus
Processus Services ENTAutresImpact
Étape 0 Listes de diffusion établissement, Groupes de travail, Espace établissement, Réservation de ressources N/A J+1 dans l’ENT
Étape 1 Listes de diffusion des structures pédagogiques, Notes, Absences,Discipline, Agenda N/A Instantané, J+1 pour les emplois du temps
Étape 2 N/A FOLIOS, LSU N/A

Le bon fonctionnement des services tiers à l’ENT dépend de la cohérence des données importées dans le système d’information de l’établissement et dans l’ENT.

Exemple : il faut avoir réalisé au moins l’étape 2 pour initialiser la plateforme d’e-Éducation ELEA.

Besoin d’aide ?

  • À propos des actions à réaliser sur le système d’information SIECLE , STSWEB  : contactez le support académique CARIINA.
  • À propos des actions à réaliser sur le logiciel d’emploi du temps : le support de votre éditeur : Index-Éducation ou Axess.
  • À propos du fonctionnement des services de l’ENT
Les support ENT par projet
 Collège des Yvelines  par courrier électronique support chez ecollege.yvelines.fr, par téléphone : 09 70 72 29 78
Collège des Hauts-de-Seine par internet : https://enc92.easyvista.com, par téléphone : +33 1 41 37 41 54
Collège du Val-d’Oise par courriel : support chez ent95.valdoise.fr, par téléphone : 09 70 72 29 95

En savoir plus à propos des communautés d’administrateurs ENT.

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